Universidad Católica Andrés Bello (UCAB)
SISPOA: transformar la visión estratégica institucional en acciones concretas, medibles y centralizadas.
El reto
Nuestro cliente es una universidad privada con presencia multi-sede y una estructura organizacional compleja de vicerrectorados, decanatos, escuelas y dependencias. La planificación operativa, requisito indispensable para la acreditación y el gobierno institucional, se realizaba mediante hojas de cálculo, documentos sueltos y correos electrónicos. Ese esquema producía cuatro problemas de fondo: información fragmentada, porque cada unidad manejaba formatos y repositorios distintos; falta de visibilidad institucional, ya que las autoridades no tenían una vista consolidada del avance; aprobaciones lentas e incumplimiento de plazos, con acciones que vencían sin reportar progreso; y desconexión estratégica, porque los objetivos no se traducían en acciones medibles.
La solución
Creamos SISPOA, el Sistema de Seguimiento de Planes Operativos Anuales: una plataforma unificada de planificación estratégica y operativa, basada en la nube y accesible desde cualquier navegador o dispositivo móvil, que cubre todo el ciclo de vida de la planificación institucional. La diseñamos pensando en cada perfil de la institución. Los directores de unidad formulan planes, designan co-gestores, reportan avances y reciben alertas proactivas. Los decanos y vicerrectores revisan, aprueban, evalúan el desempeño y consultan el cumplimiento de sus áreas. El personal de planificación define la estrategia, monitorea el avance global, gestiona plantillas y genera reportes consolidados. Los administradores de sistema gestionan permisos, parámetros y sincronizaciones técnicas.
El resultado
Centralización del ciclo completo de planificación, eliminando documentos sueltos y hojas de cálculo.
Qué implementamos
- Planificación institucional con ejes estratégicos, objetivos, retos e indicadores de desempeño vinculados a la operación diaria.
- Gestión de planes operativos con plantillas por período y por tipo de plan (académico, investigación, administrativo, extensión), estandarizando formatos y calendarios.
- Formulación detallada por unidad, con fechas, responsables, recursos, métodos e indicadores, análisis FODA interno y externo, y reutilización de estructuras de planes anteriores.
- Flujo de aprobación de hasta tres niveles (director, decano o vicerrector y dirección de planificación), con devolución por observaciones y rastro auditable de fechas y comentarios.
- Reportes de avance periódicos con cálculo automático del porcentaje de cumplimiento.
- Alertas y notificaciones por correo con control anti-saturación, incluidas alertas preventivas de acciones próximas a vencer.
- Indicadores de desempeño porcentuales, cuantitativos o de promedio, con registro histórico para análisis de tendencias.
- Evaluación de desempeño con criterios, ponderaciones y escalas configurables.
- Reportes consolidados filtrables por sede, facultad o dependencia y exportables a PDF.
- Gestión de la estructura organizacional, gestión documental, instructivos con registro de lectura obligatoria y permisos granulares con controles de sesión segura.
Impacto y resultados
- Centralización del ciclo completo de planificación, eliminando documentos sueltos y hojas de cálculo.
- Trazabilidad y auditoría de cada decisión, aprobación o cambio registrado.
- Reducción significativa del tiempo de formulación gracias a plantillas e instructivos integrados.
- Prevención proactiva de incumplimientos mediante alertas automatizadas oportunas.
- Visibilidad institucional consolidada para la toma de decisiones de las autoridades.
- Alineación garantizada entre estrategia y operación diaria.
Tecnologías e integraciones
- Sincronización diaria con el sistema académico Banner sobre Oracle
- Single Sign-On con OAuth 2.0 y credenciales institucionales
- Servidor SMTP y WebSockets para comunicación en tiempo real
- Despliegue en la nube mediante contenedores, con alta disponibilidad y múltiples ambientes
