Sofimedical

El reto

Sofi Medical necesitaba seguir evolucionando su plataforma para responder de forma más eficiente a su operación diaria y gestionar procesos comerciales y administrativos desde un mismo entorno digital. El desafío consistía en optimizar diferentes puntos de la operación que requerían mayor agilidad, control y trazabilidad. El registro y la gestión de clientes debían simplificarse para facilitar la captura y administración de información, y era necesario estandarizar la terminología del sistema para generar una experiencia más consistente. La gestión de pagos era otro punto crítico: la plataforma tenía que facilitar el cobro mediante múltiples métodos, manteniendo mecanismos para revisar, consolidar y aprobar cada transacción. A nivel operativo, la compañía requería fortalecer el seguimiento de inventario, salidas y traspasos, y establecer controles específicos para su red de distribuidores, de forma que cada aliado visualizara únicamente el inventario asignado y accediera solo a las campañas correspondientes a sus permisos. Finalmente, se identificó la oportunidad de automatizar la documentación asociada a las órdenes y evitar reconstruir manualmente información ya disponible en el sistema.

La solución

Desarrollamos un paquete de mejoras y desarrollos a la medida sobre la plataforma de Sofi Medical, integrando controles, automatizaciones y reglas de negocio directamente dentro de sus procesos operativos y administrativos. Cada funcionalidad se planteó de manera conectada, contribuyendo a una operación más estructurada en lugar de funcionar como un componente aislado. Para los distribuidores incorporamos una lógica que permite que cada aliado opere únicamente sobre la información que le corresponde, restringiendo inventarios, historiales y campañas según los permisos establecidos. La consolidación de la información de pagos y la generación automática de documentación asociada a las órdenes reducen intervenciones manuales y mantienen una operación más centralizada. El resultado es un modelo que combina autonomía operativa con control administrativo.

Qué implementamos

• Optimización del registro y la gestión de clientes, reduciendo fricciones en las distintas etapas de la gestión comercial.
• Estandarización de la terminología del sistema para unificar criterios y facilitar la comprensión de los procesos.
• Gestión de cobros mediante múltiples métodos de pago.
• Reporte consolidado de pagos y flujo estructurado de aprobación para revisar y hacer seguimiento a las transacciones.
• Fortalecimiento del control de inventario, movimientos, salidas y traspasos.
• Inventario exclusivo por distribuidor: el sistema filtra productos y cantidades según cada aliado y restringe solicitudes que excedan sus existencias.
• Autogestión de pedidos, para que los distribuidores procesen directamente sus órdenes desde la plataforma.
• Control segmentado de campañas, con permisos que definen qué campañas visualiza cada distribuidor y selección administrativa de los aliados autorizados.
• Automatización documental: generación automática de hojas de entrega en PDF a partir de la información registrada en cada orden, descargables desde la plataforma.

Impacto y resultados

• Mayor cantidad de procesos comerciales, administrativos y operativos concentrados dentro de una misma plataforma.
• Menor fricción en las tareas recurrentes de registro, pedidos, pagos y documentación.
• Mayor trazabilidad sobre las transacciones gracias a los reportes y flujos de aprobación.
• Control efectivo de las existencias disponibles para cada distribuidor y seguimiento más estructurado de salidas y traspasos.
• Los distribuidores ganan autonomía para gestionar sus operaciones dentro de los permisos y condiciones definidos por Sofi Medical.
• La automatización documental y la centralización de la información reducen la necesidad de duplicar datos entre procesos.
• La plataforma queda como base para seguir incorporando funcionalidades y adaptarse a futuras necesidades de la operación.