Lotería de Medellín
Sistema de Gestión Documental a la medida que centraliza, asegura y automatiza los flujos de información de la entidad.
El reto
La Lotería de Medellín necesitaba digitalizar y organizar su información institucional en una única plataforma capaz de acompañar el ciclo completo de un documento, desde la recepción de una solicitud hasta su archivo histórico. El reto no era únicamente tecnológico. La entidad debía cumplir sus obligaciones archivísticas, mantener trazabilidad sobre documentos físicos y electrónicos, controlar quién accede a qué información y evitar que los trámites se estancaran entre dependencias.
La solución
Diseñamos e implementamos un Sistema de Gestión Documental a la medida que opera bajo la VPN de la entidad y se integra con sus credenciales internas (SCO). La plataforma articula seguridad, cumplimiento normativo, radicación, flujos de trabajo, expedientes y analítica dentro de un mismo entorno, e incorpora un modelo de inteligencia artificial que permite formular consultas específicas y localizar documentos de forma inmediata, junto con notificaciones en tiempo real.
El resultado
Información institucional centralizada, con trazabilidad de extremo a extremo.
Qué implementamos
- Roles institucionales (Super Administrador, Administrador, Archivista, Auditor y Ciudadano) con permisos granulares por función del menú, expiración de sesiones configurable y auditoría permanente de inicios de sesión y operaciones.
- Tablas de Retención Documental gestionadas por el Archivista, con códigos, series, subseries, tiempos de gestión y disposición final (selección, conservación total o microfilmación), más niveles de confidencialidad público, reservado y confidencial.
- Mapeo digital de la estructura organizacional por dependencias y gestión de ubicaciones físicas por edificio, piso, sala o cuarto y estante.
- Ventanilla única de radicados presenciales, electrónicos y por portal web para PQRSDF, oficios y requerimientos de entes gubernamentales, con captura de remitente y destinatario, anexos con vista previa, conteo de folios y vinculación a expediente.
- Generación automática de constancias en PDF y de etiquetas estructuradas para trazabilidad física.
- Enrutamiento operativo: asignación de responsable, derivación entre dependencias, solicitud de información adicional, suspensión de términos y cierre; en salidas, método de envío y número de guía.
- Flujos de trabajo configurables con prioridades y etiquetas, bandeja de "Mis tareas" y monitoreo por estado.
- Expedientes electrónicos e híbridos asociados a una TRD y una dependencia, con índice electrónico, conteo de folios y páginas, exportación en .zip y módulo de transferencias documentales.
- Creador de plantillas institucionales con control de versiones y estados de borrador, aprobación y publicación.
- Dashboard directivo con radicados por tipo y canal, trámites en bandeja y expedientes abiertos, cerrados o activos por departamento.
Impacto y resultados
- Información institucional centralizada, con trazabilidad de extremo a extremo.
- Cumplimiento archivístico soportado en TRD, niveles de confidencialidad y transferencias documentales.
- Seguimiento continuo de los trámites, evitando que las solicitudes queden detenidas entre áreas.
- Localización ágil de documentos mediante consultas asistidas por inteligencia artificial.
- Reportes y KPIs ajustados a las necesidades del cliente para la toma de decisiones directivas.
Tecnologías e integraciones
- Operación bajo la VPN de la entidad e integración con sus credenciales internas (SCO).
- Modelo de inteligencia artificial para consulta y localización de documentos.
- Generación de documentos PDF y exportación de expedientes en formato .zip.
