Smart Event

El reto

En la industria de la gestión de eventos, la coordinación entre inventarios, sedes, proveedores, finanzas y logística suele ser un caos descentralizado. Nuestro cliente necesitaba una solución robusta y escalable que unificara toda la operación en un solo lugar. El reto no era digitalizar procesos aislados, sino cubrir el espectro completo de la operación: desde el control de un insumo de inventario hasta la planificación logística de un estadio, incluido el pronóstico del clima para los días del evento.

La solución

Diseñamos y desarrollamos Smart Event, una plataforma integral con arquitectura de múltiples niveles de acceso y operación multi-empresa. Un super administrador crea usuarios, roles y empresas y audita el historial de accesos con fecha, hora y dirección IP; cada empresa, con su propio administrador, tiene visibilidad de sus escuelas, sedes, usuarios y de la herramienta del clima. Sobre esa base construimos el ciclo completo del evento: inventario y bodegas, sedes geolocalizadas, planificación y ejecución, finanzas y proveedores, y monitoreo con analítica, con una versión de aplicación móvil para el soporte logístico en campo.

Qué implementamos

• Módulo dinámico de roles y permisos por empleador o proveedor, con alta, edición, activación, inactivación y eliminación de usuarios.
• Gestión de bodegas con ubicación, capacidad, responsable y estado, y control de entradas y salidas de inventario entre bodegas.
• Catálogo de productos y servicios con códigos, categorías y costos, medidas personalizadas en horas, kilogramos o litros, y alertas de stock máximo y punto de reorden.
• Registro de sedes categorizadas por departamento y municipio de Colombia, con mapa interactivo que captura automáticamente latitud y longitud.
• Consulta automatizada del pronóstico del clima para los días del evento, alimentada por la geolocalización de la sede.
• Detalle de infraestructura por sede: parqueadero, espacios internos con aforo y contactos, y documentos de respaldo en PDF o imagen.
• Creación de eventos de distintos tipos (cumbres, ferias, conciertos, paneles) con validación automática de disponibilidad de la sede, modalidades presencial, virtual e híbrida, y ciclo de vida desde borrador a planificación o cancelación.
• Asignación de recursos por evento: espacios, responsable y productos o servicios, indicando si el origen es propio, prestado o alquilado.
• Módulo financiero con cuentas de ingresos, egresos o mixtas, conceptos financieros y registro de gastos operativos adicionales.
• Portal de proveedores donde definen sus servicios, consultan los eventos asignados y envían o validan cotizaciones con vigencia e ítems específicos.
• Módulo de tareas e incidencias conectado a la aplicación móvil, con urgencia, adjuntos y estado de resolución.
• Motor de alertas por umbrales de presupuesto, incidencias sin resolver y avance mínimo de tareas.
• Dashboards de eficiencia del evento y distribución de incidencias, con reportes e historiales exportables a PDF y Excel.

Impacto y resultados

• Toda la operación de eventos unificada en una sola plataforma, con decisiones respaldadas por dashboards y reportes exportables.
• Prevención de sobrecupos gracias a la validación en tiempo real de la disponibilidad de sedes.
• Control estricto del presupuesto y del inventario mediante alertas automáticas por umbrales y puntos de reorden.
• Planificación logística informada por el pronóstico del clima de cada sede y fecha.
• Trazabilidad y auditoría de accesos, movimientos de inventario, cotizaciones e incidencias.